- Ik ben de Skoledo AI-bot. Ik sta klaar voor je vragen! Mijn antwoorden zijn automatisch gegenereerd en kunnen afwijken van de info op Skoledo.com. De site en les-units zijn altijd leidend. Liever een mens spreken? Mail ons gerust.
Leestijd 3 minuten
- Gosse
Wat is een Obeya? Uitleg, voorbeelden en tips voor inrichting
Steeds meer organisaties gebruiken een Obeya om prestaties te bespreken, verbeteringen te volgen en de organisatie te sturen. Maar wat is een Obeya precies? Welke informatie vind je in een Obeya? En moet een Obeya fysiek of digitaal zijn?
Wat betekent Obeya?
Obeya is een Japans woord dat letterlijk “grote ruimte” betekent. Het concept komt uit Lean Management. Een Obeya is een fysieke of digitale ruimte waarin prestaties, verbeteringen en strategische ontwikkelingen zichtbaar worden gemaakt en besproken.
In een Obeya komen medewerkers, managers en andere betrokkenen regelmatig samen om prestaties, verbeteringen en strategische ontwikkelingen te bespreken.
Welke informatie vind je in een Obeya?
Dat verschilt per organisatie. Toch zie je vaak dezelfde onderdelen terug.
Een Obeya bevat bijvoorbeeld informatie over:
- KPI’s en prestaties
- Verbeteracties
- Projecten
- Planning
- Strategische doelen
- Risico’s en knelpunten
De bedoeling is om de juiste informatie zichtbaar te maken voor de mensen die samen besluiten nemen.
Prestatieborden en verbeterborden
Veel organisaties starten met een prestatiebord en een verbeterbord.
Op een prestatiebord staan bijvoorbeeld KPI’s over:
- Kwaliteit
- Klanttevredenheid
- Doorlooptijd
- Productiviteit
- Kosten
- Veiligheid
Het doel is om zichtbaar te maken of de prestaties voldoen aan de afgesproken normen.
Op een verbeterbord worden verbeterinitiatieven bijgehouden.
Denk aan:
- Verbeterideeën
- Actiepunten
- Lean-projecten
- Lopende verbeteringen
- Afgeronde verbeteringen
Hierdoor ontstaat een duidelijke scheiding tussen het dagelijkse werk en het verbeteren van dat werk.
Een moderne Obeya heeft drie funties
Een volwassen Obeya gaat verder dan alleen prestaties en verbeteringen. Een moderne Obeya ondersteunt drie verschillende besturingsvragen.
1. Run: het runnen van de organisatie
Hier staat de vraag centraal:
Hoe presteren we vandaag?
Voorbeelden zijn KPI’s over kwaliteit, klanten, processen, medewerkers en financiën.
2. Improve: het verbeteren van de organisatie
Hier staat de vraag centraal:
Hoe kunnen we beter presteren?
Denk aan verbeterprojecten, procesoptimalisaties en acties om prestaties te verhogen.
3. Transform: het transformeren van de organisatie
Hier staat de vraag centraal:
Welke organisatie hebben we nodig om over vijf jaar nog succesvol te zijn?
Voorbeelden zijn:
- Digitalisering
- Duurzaamheid
- Kunstmatige intelligentie
- Nieuwe dienstverlening
- Strategische samenwerkingen
Een goede Obeya brengt deze drie niveaus samen.
Praktijkvoorbeeld
Stel dat een zorgorganisatie te maken heeft met lange wachttijden.
Dan kan de Obeya helpen om:
Run
- de actuele wachttijden te volgen;
Improve
- verbeteracties uit te voeren om wachttijden te verkorten;
Transform
- nieuwe digitale zorgvormen te ontwikkelen die toekomstige wachttijden helpen voorkomen.
Zo worden prestaties, verbeteringen en strategie met elkaar verbonden.
Wat is een Obeya niet?
Een Obeya is géén ruimte waarin medewerkers rapporteren aan het management. Het is een ruimte waarin betrokkenen samen prestaties bespreken, problemen oplossen en besluiten nemen.
Het doel is niet om rapportages toe te lichten, maar om samen de organisatie beter te maken.
Fysiek of digitaal?
Een vraag die steeds vaker wordt gesteld is: Kan een Obeya niet volledig digitaal?
Dat hangt af van het doel van de informatie.
De belangrijkste vraag is niet of informatie fysiek of digitaal wordt weergegeven.
De belangrijkste vraag is: Welke informatie hebben mensen nodig om samen goede gesprekken te voeren en besluiten te nemen?
Daarom is het verstandig om eerst te kijken naar:
- Welke overleggen er zijn.
- Welke besluiten daar worden genomen.
- Welke informatie daarvoor nodig is.
- Hoe die informatie het beste zichtbaar gemaakt kan worden.
Pas daarna kan worden bepaald welke informatie fysiek zichtbaar moet zijn en welke informatie digitaal kan worden ondersteund.
Hoe start je met een Obeya?
Begin klein. Maak eerst zichtbaar:
- hoe de organisatie presteert;
- welke verbeteringen lopen;
- welke strategische ontwikkelingen belangrijk zijn.
Breid de Obeya daarna stap voor stap uit.
Conclusie
Een Obeya is veel meer dan een verzameling borden aan de muur.
Het is een hulpmiddel om prestaties, verbeteringen en strategische ontwikkelingen met elkaar te verbinden. Een goede Obeya helpt organisaties om:
- prestaties te sturen;
- continu te verbeteren;
- zich voor te bereiden op de toekomst.
Meer leren over Lean Management?
Wil je meer leren over Lean Management, prestatieborden, verbeterborden en Obeya’s?
Bekijk dan de gratis e-learnings van Skoledo.
Geschreven door
Gosse