- Ik ben de Skoledo AI-bot. Ik sta klaar voor je vragen! Mijn antwoorden zijn automatisch gegenereerd en kunnen afwijken van de info op Skoledo.com. De site en les-units zijn altijd leidend. Liever een mens spreken? Mail ons gerust.
Leestijd 3 minuten
- Remco
Het opzetten en implementeren van een kwaliteitsmanagementsysteem: werk in de juiste volgorde
Een organisatie besluit een kwaliteitsmanagementsysteem op te zetten. De aanleiding kan verschillen: een klant vraagt ernaar, een aanbesteding vereist het of men wil consistenter werken. In de praktijk begint men dan vaak met het schrijven van procedures. Later blijkt dan dat het systeem nauwelijks gebruikt wordt. Dat ligt meestal niet aan de inhoud, maar aan de volgorde waarin het is opgebouwd.
Een kwaliteitsmanagementsysteem werkt alleen wanneer eerst duidelijk wordt wat de organisatie wil bereiken en daarna pas wordt vastgelegd hoe het werk uitgevoerd wordt.
Begin bij de context en doelstelling
Het traject start met een contextanalyse en een analyse van belanghebbenden. Hierbij wordt vastgesteld welke eisen er zijn, welke doelstelling gelden en welke risico’s en kansen daarbij horen. Ook wordt bepaald welke acties nodig zijn om de doelstellingen te behalen en risico’s te beheersen.
Informeer en betrek medewerkers
Daarna worden medewerkers geïnfomeerd over het project. Hierdoor wordt duidelijk wat er verandert en waarom. Zonder deze stap blijft een kwaliteitsmanagemensysteem iets van een enkele functionaris in plaats van een werkwijze van de hele organisatie.
Breng processen in kaart
Vervolgens worden processen vastgesteld en waar nodig vastgelegd in procedures, werkinstructies en formulieren. De organisatie beschrijft primaire, ondersteunende en beslissende processen en koppelt daar prestatie-indicatoren aan.
Leg rollen en verantwoordelijkheden vast
Wanneer processen duidelijk zijn, worden functies en rollen vastgesteld. De organisatie bepaalt welke functies nodig zijn en wat medewerkers moeten kunnen om de gevraagde kwaliteit te leveren. Zo wordt duidelijk wie waarvoor verantwoordelijk is.
Werk met het systeem en voer interne audits uit
Na invoering wordt met het systeem gewerkt. Met interne audits wordt gekeken of het systeem wordt toegepast en wat het oplevert. De resultaten geven informatie voor verbetering.
Verbeter en optimaliseer
Op basis van de bevindingen wordt het kwaliteitsmanagementsysteem aangepast en verfijnd. Hierdoor sluit het systeem beter aan op de praktijk.
Beoordeel het systeem op managementniveau
Het management beoordeelt vervolgens of het systeem daadwerkelijk bijdraagt aan de doelstellingen. Indien nodig worden doelen bijgesteld.
Eventueel certificeren
Pas wanneer het systeem werkt, kan een externe audit plaatsvinden en kan certificering worden verkregen.
De volgorde laat zien dat een kwaliteitsmanagementsysteem niet begint met documenten en ook niet eindigt bij een certificaat. Het begint bij richting, wordt zichtbaar in het dagelijks werk en wordt daarna pas formeel bevestigd.
Meer leren over kwaliteitsmanagement?
Wil je zelf een kwaliteitsmanagementsysteem opzetten of verbeteren? In de e-learning Kwaliteitsmanagement (HBO) leer je stap voor stap hoe je een kwaliteitssysteem inricht, onderhoudt en verbetert. Je krijgt inzicht in kwaliteitsmodellen, leert processen beheersen en ontdekt hoe je draagvlak creëert voor continue verbetering .
De opleiding is praktijkgericht en laat zien hoe je kwaliteit toepast in het dagelijks werk, zodat het systeem niet alleen op papier klopt, maar ook daadwerkelijk gebruikt wordt .
Geschreven door
Remco