- Ik ben de Skoledo AI-bot. Ik sta klaar voor je vragen! Mijn antwoorden zijn automatisch gegenereerd en kunnen afwijken van de info op Skoledo.com. De site en les-units zijn altijd leidend. Liever een mens spreken? Mail ons gerust.
Leestijd 3 minuten
- Gosse
Waar besteden managers veel tijd aan?
Bovenstaande vraag onderzocht ik tijdens een bijeenkomst over Prestatie- en Procesmanagement met 14 managers van verschillende organisaties. Wie ben ik? Gosse Korte, trainer bij Skoledo. Waarom deze vraag? Omdat het management van organisaties vooral moet werken aan de organisatie, niet in de organisatie. Ervoor zorgen dat de organisatie steeds fitter wordt zodat de dagelijkse werkzaamheden steeds beter en efficiënter worden uitgevoerd. Én ervoor zorgen dat de organisatie effectief inspeelt op huidige en toekomstige ontwikkelingen. In welke mate besteden managers daar ook hun werktijd aan?
Drie stappen
Ik heb de managers drie vragen gesteld:
- schrijf op een paar post-its activiteiten waar jij als manager de laatste maanden de meeste tijd aan besteed hebt
- schrijf op de post-its een % van de hoeveelheid tijd die je vermoedelijk aan die activiteit hebt besteed
- plaats de post-its in de matrix met twee assen. Aan de ene as het effect van die activiteit op de prestaties van jouw organisatie. Aan de andere as hoeveel plezier je beleeft aan die activiteit. Zie onderstaande matrix.
Waaraan besteden managers veel werktijd?
Na die drie stappen te hebben gezet was de matrix gevuld met de onderstaande groene post-its.
Vergaderen!
Wat valt op? Er zitten veel activiteiten in het kwadrant Sweet spot. Dat is mooi. Vooral activiteiten zoals 1. Coachen, 2. Jaarplannen maken en 3. In gang zetten projecten uit MJOP (meer-jaren organisatieplan) zijn activiteiten waarmee je aan de organisatie werkt, en niet in de organisatie. Maar één activiteit is erg vaak genoemd. En die is vooral ingedeeld in het kwadrant Verplichte kost en in het kwadrant Energielek. Welke? Vergaderen! Of overleggen. Herkenbaar?
Hoe goed is het vergaderproces georganiseerd?
De vraag kwam vervolgens aan de orde: hoe goed is het vergaderproces eigenlijk georganiseerd in organisaties? Worden er prestatie indicatoren gebruikt voor het vergaderproces? Een simpele prestatie indicator is bijvoorbeeld om na afloop van een vergadering de aanwezigen te vragen een groene bal in een bak te gooien wanneer het een goede, effectieve vergadering was. En een rode bal in de bak als het een ineffectieve inefficiënte vergadering was. (Een digitale ballenbak kan ook gebruikt worden). Maar het bleek dat voor het vergaderproces geen prestatie indicatoren worden gebruikt. Dit terwijl het een proces of activiteit is waar ogenschijnlijk veel tijd in zit. Vervolgens bleek uit de discussie dat het proces vaak ook niet heel goed georganiseerd is.
- In sommige organisaties kan bijvoorbeeld elke medewerker een vergadering willen houden en inplannen
- Bij het besluit om een vergadering te willen houden en in te plannen wordt niet scherp gevraagd om aan te geven wat het doel van de vergadering is (informeren, besluiten etc.) en wie waarom gezien dat doel gevraagd wordt te participeren in de vergadering
- De uitgenodigde deelnemers aan de vergadering krijgen niet standaard x periode voor het vergadermoment de documenten toegestuurd die vooraf doorgenomen moeten worden
- Tijdens de uitvoering van de vergadering blijken vaak deelnemers te laat binnen te komen, en ook regelmatig onvoorbereid
- Op het einde van de vergadering worden besluiten en acties niet altijd goed samengevat
- Op het einde van de vergadering wordt niet getoetst hoe effectief en goed elke deelnemer de vergadering vond
Procesmanagement
In onze e-learning Procesmanagement leren studenten dat het managen van een proces start met het formuleren van doelen en daaraan gekoppeld prestatie indicatoren. Staat een prestatie indicator voor een proces in het groen? Dan wil je samen met collega’s leren waarom het zo goed gaat. Staat die in het rood? Dan wil je samen met collega’s leren waarom het niet zo goed gaat. Zodat je kunt ingrijpen bij methode-medewerker-moment-mentaliteit-milieu-materiaal-materieel. Moeten we dat ook doen voor het vergaderproces in organisaties? Om het vergaderen effectiever en efficiënter te laten verlopen?
Geschreven door
Gosse