De Kaizen methode

Kaizen? Wel eens van gehoord? In dit artikel lees je dat Kaizen een Japanse verbetermethode is die letterlijk “continu verbeteren” betekent. Het draait om kleine, slimme verbeteringen die mensen die het werk écht doen dagelijks invoeren. Geen grote verbeterprojecten, maar stap voor stap beter worden.

Wat is Kaizen en wie gebruikt het?

Kaizen is een verbetermethode. Kaizen wordt wereldwijd toegepast door:

Productiebedrijven (zoals Toyota, waar de methode is ontstaan)
Dienstverleners en overheidsorganisaties
Teams in zorg, onderwijs en sociaal domein
Lean Six Sigma-teams en iedereen die werkt aan procesverbetering

Kort gezegd: elke organisatie die beter wil presteren met minder verspilling gebruikt Kaizen.

Het doel van Kaizen

Kaizen heeft als doelstelling een cyclus van constante verbetering te realiseren. Dit wordt gedaan door dagelijks een kleine verbeteringen te doen, deze te borgen en weer te herhalen. Hierbij staat de mens centraal. Activiteiten die geld kosten worden onder de loep genomen en beoordeeld op resultaat en toegevoegde waarde.

Kaizen helpt organisaties om:

processen sneller en efficiënter te maken
fouten te verminderen
medewerkers te betrekken bij verbetering
klanttevredenheid te verhogen
verspillingen zichtbaar te maken en weg te nemen

Het is een laagdrempelige en krachtige manier om continu te blijven leren en verbeteren.

Kaizen en Kaiaku

Bij Kaizen staat, net zoals bij Lean Management, de mens centraal. De methode maakt het werk prettiger en helpt teams om samen sterke processen te bouwen.

Als Kaizen verkeerd wordt toegepast kan een probleem juist groter worden. Dit gebeurt wanneer het probleem niet goed wordt ingeschat, wanneer resultaten onvoldoende worden gevolgd of wanneer te snel wordt bijgestuurd. In zulke situaties ontstaat Kaiaku, wat veranderen naar slechter betekent. Veranderen is dan dus niet verbeteren….. Het gevolg is een daling in prestaties in plaats van verbetering.

Lean Kaizen

Lean management focust zich op het tegengaan van verspilling. Kaizen doe je om dat te realiseren. De zes stappen van Kaizen zijn:

1. Probleemdefinitie

Beschrijf helder wat het probleem is. Wat gaat er mis? Wat is het effect op klanten, collega’s of het proces? Een goede Kaizen start met een concreet en afgebakend probleem.

2. Feiten verzamelen en echte oorzaken achterhalen

Ga naar de werkvloer, observeer het proces en verzamel data. Gebruik hulpmiddelen zoals de 5x Waarom of een visgraatdiagram om de werkelijke oorzaken van het probleem zichtbaar te maken.

3. Oplossingen brainstormen

Samen met het team genereer je zoveel mogelijk ideeën. De nadruk ligt op praktische, haalbare en snelle verbeteringen die direct bijdragen aan het wegnemen van de oorzaken.

4. Uitvoering plannen

Selecteer de beste oplossingen en werk ze uit in een concreet actieplan: wie doet wat, wanneer, met welke middelen, en wat is het verwachte effect?

5. Uitvoeren

Voer de gekozen verbeteringen uit, bij voorkeur snel en met het team. Test de aanpassing in de praktijk en verzamel feedback.

6. Controleren en borgen

Meet het effect van de oplossing: werkt het echt? Als het resultaat goed is, leg je de nieuwe werkwijze vast in standaarden, werkinstructies of dashboards. Zo blijft de verbetering duurzaam.

Gemba Kaizen

Tot slot is het interessant om ook de ‘Gemba’ Kaizen te benoemen in relatie tot de Lean methodiek. Gemba betekent in het Japans ‘echte plek’, de werkplek. Gemba Kaizen staat dan ook voor de constante verbetering van de werkplek. Een specifieke managementtool die je hierbij toepast is de ‘Gemba walk’; een dagelijkse wandeling over de werkvloer.

Bij de Gemba walk loopt een manager of leidinggevende dagelijks over de werkvloer en bekijkt een specifiek proces met het oog op de vermindering van ‘verspilling’. Ook hierbij is het van belang dat de mens centraal staat en er samen wordt gekeken naar mogelijkheden voor verbetering.

Gemba walk in 5 stappen

Ga de werkvloer op

Observeer de werkzaamheden op de werkvloer en kijk naar waar de waarde wordt toegevoegd voor de klanten en opdrachtgevers. Zaken waar bijvoorbeeld op gelet kan worden zijn veiligheid, kosten, verspilling en de opgeleverde kwaliteit. De mens staat hierbij centraal, dus geef niet de indruk dat werknemers in de gaten worden gehouden met als doel de personen te corrigeren.

Identificeer en registreer de uitdagingen

Binnen de Lean filosofie is er eigenlijk altijd wel een uitdaging te identificeren die verbeterd kan worden. Registreer de problemen op basis van de observaties tijdens de Gemba walk.

Toon je betrokkenheid

Laat zien dat je ook echt betrokken bent bij de collega’s op de werkvloer door ze ruimte te geven voor eigen input en ideeën. Neem deze vervolgens mee in de verdere aanpak van de uitdagingen.

Continu blijven verbeteren

Een goede manier om continu te blijven verbeteren is werknemers te leren om zelf uitdagingen te herkennen en te registreren. Zo is een constant verbeteringsproces niet alleen afhankelijk van de Gemba walk en kan het doorlopend worden toegepast op de werkvloer.

Bied ondersteuning in de verantwoordelijkheden

Ook bij het zelf identificeren en oplossen van problemen is het belangrijk dat werknemers worden ondersteund vanuit het management.

Aan de slag met Kaizen

Kaizen pas je toe om prestaties en werkprocessen constant te verbeteren. De methode bestaat uit zes stappen die door medewerkers die bekend zijn met de Lean filosofie doorlopen worden. Je kunt Kaizen combineren met andere Lean instrumenten, zoals een Gemba-walk.

Meer weten?
Kijk hieronder voor onze Lean e-learnings ⬇️

Lean Management Contributor/ Yellow Belt
Lean Management Practitioner/ Green Belt (Theorie)
Lean Management Expert/ Green to Black Belt (Theorie)

Of neem dan contact met ons op.

De Kaizen methode

Wat is Kaizen en wie gebruikt het?

Het doel van Kaizen

Kaizen en Kaiaku

Lean Kaizen

1. Probleemdefinitie

2. Feiten verzamelen en echte oorzaken achterhalen

3. Oplossingen brainstormen

4. Uitvoering plannen

5. Uitvoeren

6. Controleren en borgen

Gemba Kaizen

Gemba walk in 5 stappen

Aan de slag met Kaizen

Wat leiders kunnen leren van Band of Brothers: 8 tijdloze lessen voor modern leiderschap

De rol van de Product Owner uitgelegd: verantwoordelijk voor maximale productwaarde binnen Scrum

Waarom Scania al sinds 1935 winst maakt: een Lean-analyse met het visgraatdiagram

De Kaizen methode

Wat is Kaizen en wie gebruikt het?

Het doel van Kaizen

Kaizen en Kaiaku

Lean Kaizen

1. Probleemdefinitie

2. Feiten verzamelen en echte oorzaken achterhalen

3. Oplossingen brainstormen

4. Uitvoering plannen

5. Uitvoeren

6. Controleren en borgen

Gemba Kaizen

Gemba walk in 5 stappen

Aan de slag met Kaizen

Gerelateerde artikelen

Wat leiders kunnen leren van Band of Brothers: 8 tijdloze lessen voor modern leiderschap

De rol van de Product Owner uitgelegd: verantwoordelijk voor maximale productwaarde binnen Scrum

Waarom Scania al sinds 1935 winst maakt: een Lean-analyse met het visgraatdiagram