- Ik ben de Skoledo AI-bot. Ik sta klaar voor je vragen! Mijn antwoorden zijn automatisch gegenereerd en kunnen afwijken van de info op Skoledo.com. De site en les-units zijn altijd leidend. Liever een mens spreken? Mail ons gerust.
Leestijd 5 minuten
- Remco
Interne audits: zo toets je of je organisatie écht presteert
Elke organisatie die werkt met een kwaliteitsmanagementsysteem of assetmanagementsysteem ontkomt er niet aan: periodiek interne audits uitvoeren. Maar wat is een audit nu precies? En belangrijker: hoe zorg je dat een audit bijdraagt aan beter presteren in plaats van alleen ‘controleren om het controleren’?
In dit artikel nemen we je stap voor stap mee.
Wat is een audit?
Een audit is simpel gezegd:
Een systematisch onderzoek om te toetsen hoe een proces in de praktijk werkelijk verloopt en of dit voldoet aan gestelde eisen.
Synoniemen die je vaak tegenkomt zijn:
- inspectie
- controle
- onderzoek
- visitatie
Belangrijk: een audit gaat niet alleen over wat er op papier staat, maar vooral over wat er in de praktijk gebeurt.
Waarom interne audits onmisbaar zijn
Een interne audit helpt je organisatie om antwoord te krijgen op fundamentele vragen:
- Doen we wat we hebben afgesproken?
- Werken onze processen zoals bedoeld?
- Leveren onze processen de gewenste resultaten op?
- Waar zitten risico’s of verbeterkansen?
Daarmee vormen audits een belangrijke schakel in het verbeteren van prestaties. Niet door alleen afwijkingen te signaleren, maar juist door inzicht te geven in hoe processen écht functioneren.
Verschillende soorten audits
Audits zijn er in allerlei vormen. Het is belangrijk om onderscheid te maken, omdat het doel per type kan verschillen.
1. Naar onderwerp
Afhankelijk van het focusgebied kun je denken aan:
- Financiële audits → gericht op financiële betrouwbaarheid
- Kwaliteitsaudits → gericht op kwaliteitssystemen
- Procesaudits → gericht op procesverloop en prestaties
- Veiligheidsaudits → gericht op arbeidsveiligheid
- Milieu-audits → gericht op milieueisen
2. Naar uitvoerende partij
- Interne audits (eerste partij)
Uitgevoerd door eigen medewerkers. Gericht op verbeteren. - Tweede-partij audits
Uitgevoerd door klanten of leveranciers. Gericht op samenwerking en vertrouwen. - Externe audits (derde partij)
Uitgevoerd door certificerende instellingen of inspecties. Gericht op naleving van normen en wetgeving.
3. Naar doel en moment
- Documentatie-audit
Toetst of het systeem op papier klopt. - Praktijkaudit (implementatie-audit)
Toetst of het systeem daadwerkelijk werkt in de praktijk. - Initiële audit
Eerste volledige beoordeling. - Opvolgaudit
Periodieke audit om voortgang te bewaken.
Audit betekent: horen én zien
Het woord audit komt van het Latijnse audire (horen). Toch is luisteren slechts een deel van het verhaal.
Een auditor verzamelt verschillende soorten bewijs:
- Gesproken bewijs → interviews met medewerkers
- Documentair bewijs → procedures, rapportages, dossiers
- Fysiek bewijs → observaties op de werkvloer
Juist de combinatie hiervan maakt een audit betrouwbaar. Wat iemand zegt, moet immers overeenkomen met wat je ziet gebeuren.
Het auditprogramma: de basis van een goede audit
Een effectieve audit begint niet op de werkvloer, maar bij een goed auditprogramma.
Wat staat in een auditprogramma?
- Doel → wat wil je bereiken?
- Scope → welke processen/locaties?
- Planning → wanneer en hoe vaak?
- Auditorselectie → wie voert de audit uit?
- Auditcriteria → waaraan toets je?
- Auditmethoden → interviews, steekproeven, observaties
- Benodigde informatie → procedures, KPI’s, rapportages
Dit vormt het onderzoeksontwerp van je audit.
Hoe voer je een audit uit?
1. Voorbereiding
De auditor:
- bestudeert procedures en procesbeschrijvingen
- analyseert KPI’s en eerdere audits
- stelt gerichte auditvragen op
2. Uitvoering
De audit vindt meestal plaats:
- op de werkvloer
- via gesprekken met medewerkers (auditees)
- aangevuld met observaties en documentcontrole
De auditor toetst bijvoorbeeld:
- is de procedure beschikbaar?
- begrijpt de medewerker deze?
- wordt deze aantoonbaar toegepast?
Het auditgesprek: communicatie maakt het verschil
Een audit staat of valt met goede communicatie. In de kern is een audit namelijk gewoon een gesprek tussen auditor en auditee.
Vier elementen in het gesprek
- Boodschap
- Ontvanger (auditee)
- Feedback
- Zender (auditor)
Ruis tijdens het auditgesprek
Tijdens een auditgesprek kan er ruis ontstaan: verstoringen waardoor de boodschap anders wordt begrepen dan bedoeld. Dit leidt tot miscommunicatie en kan de kwaliteit van de audit negatief beïnvloeden.
In onderstaande video zie je een voorbeeld waarin deze ruis duidelijk zichtbaar wordt.
Na de audit: van bevinding naar verbetering
Na afloop worden de bevindingen gedeeld met:
- proceseigenaren
- management
- betrokken teams
Zij bepalen:
- welke acties nodig zijn
- hoe verbeteringen worden doorgevoerd
De audit levert dus niet alleen inzicht op, maar vormt de basis voor gerichte verbeteracties.
Meer weten over auditen en zelf aan de slag als auditor?
Schrijf je dan in voor onze opleiding Interne auditor ISO 9001 of Interne auditor ISO 55001 en ontwikkel je tot een professional die écht bijdraagt aan betere prestaties.
Geschreven door
Remco