een VSM maken (Lean Six Sigma)

In onze online Lean Six Sigma Yellow en Green Belt opleiding leer je hoe je processen kunt modelleren, analyseren en verbeteren. Hieronder staat een deel van de les-unit waarin de VSM centraal staat. In de les-units van de Green Belt kun je veel oefeningen doen met verschillende Lean Six Sigma tools. Tevens wordt elke les-unit afgerond met toetsvragen.

Wanneer je processen wilt analyseren is het vaak handig om processen inzichtelijk te maken. Met een VSM kun je het verloop van een proces inzichtelijk maken. VSM staat voor Value Stream Mapping, in het Nederlands kun je het best spreken over WaardeStroomAnalyse. Het is een methodiek om het proces visueel te maken en er tegelijk informatiestromen, opmerkingen en data/gegevens aan toe te voegen. Voor een object dat door een proces stroomt wordt een VSM gemaakt. Een object is bijvoorbeeld een product, patiënt, dossier, aanvraag etc. Een VSM is daarmee een logistieke procesmodellering.

Waardestroom in een ziekenhuis
Bekijk onderstaande video waarin e.e.a. uitgelegd wordt over (zorg)logistiek, waardestroom en continu verbeteren.

In de video hieronder wordt uitgelegd hoe een VSM voor Chirurgie is gemaakt binnen een ziekenhuis.

VSM maken
Bekijk onderstaande video waarin wordt uitgelegd hoe je een VSM maakt.

  1. De eerste stap in het maken van een VSM is bepalen voor welk product/dienst een VSM gemaakt gaat worden. Benoem het product/dienst en de klantengroep. Wat is waarde voor de klant?
  2. De tweede stap is het proces globaal in processtappen uitwerken. Waar komt de input vandaan? Daar begint de VSM. En de VSM eindigt bij de output die naar de klant gaat.
  3. Als derde stap geef je aan wat er tussen die processtappen gebeurt. Wat zijn de materiaalstromen? Stroomt het direct van de ene processtap naar de andere of ligt het stil? Voeg ook informatiestromen toe.
  4. Geef aan wat waarde toevoegt voor de klantgroep en wat verspilling is in de huidige VSM. Zogenaamde NonValueAdded (NVA) en ValueAdded (VA). Dit is de vierde stap.
  5. Stap 5: Voeg relevante data toe aan processtappen. Denk bijvoorbeeld aan bewerkingstijden, wachttijden, aantallen, fte per processtap, cyclustijden etc.
  6. Als zesde stap geef je aan welke problemen men ervaart in de huidige VSM
  7. De laatste stap is het aanbrengen van potentiële verbeteringen of oplossingen.

Vervolgens kun je ook een Future VSM gaan maken. Hoe ziet de ideale situatie eruit? De VSM stel je op samen met medewerkers die in het proces werkzaam zijn. Vaak wil je ook op de Gemba kijken hoe het proces in de praktijk verloopt. Gemba is Japans voor werkvloer.

Voorbeelden VSM
De waardestroom wordt dus zichtbaar gemaakt door een Value Stream Map te maken. De value stream map is een methode om de activiteiten en informatiestromen in de organisatie inzichtelijk te krijgen en de processen die waarde toevoegen aan je product of dienst (of product/dienst groep) in kaart te brengen. Hieronder zie je een voorbeeld-value stream van een verpakkingen-productieproces. Per processtap is de doorlooptijd vermeld.

Figuur 1 Unit VSM

Het bovenstaande voorbeeld betreft een productieproces. Het onderstaande proces is een ‘kantoorproces’. Je ziet de Current VSM van het produceren van financiële rapportages. De doorlooptijd (LT) is een veelvoud van de bewerkingstijd (PT).Figuur 6 Unit VSM

De future VSM is ook opgesteld. Er is besloten om een nieuw ICT-systeem te gaan gebruiken om het proces beter te ondersteunen. Niet-waarde toevoegende activiteiten (NVA) kunnen hierdoor uit het proces verwijderd worden.

Figuur 7 Unit VSM

 

Met Post-its een VSM maken
Je kunt een VSM ook maken met Post-its van verschillende kleuren. Je begint met het benoemen van de klant van een proces en wat waarde voor de klant is. Op gele Post-its worden vervolgens processtappen benoemd. Op blauwe Post-its wordt aangeven wat er tussen de processtappen gebeurt. Ligt iets dan stil of wordt het heen en weer gebracht? Met roze Post-its worden verspillingen en knelpunten die men ziet benoemd. Met oranje Post-its worden mogelijke oplossingen benoemd.

Figuur 3 Unit VSM

De VSM-en kunnen er dan als volgt uit zien.

Figuur 4 Unit VSM

Figuur 5 Unit VSM

VSM en verspillingen
Het opstellen van de VSM is de manier om de huidige procesgang te zien en te begrijpen. Dit levert je inzicht op in hoe voor de klant waarde wordt toegevoegd. Het laat je ook zien waar de grootste verspillingen in het proces zitten. Je kunt zelfs direct aangeven welke verspillingen je wilt aanpakken. Het komt vaak voor dat verspillingen/verliezen als onvermijdelijk geaccepteerd worden of dat we het niet meer zien, omdat het “als normaal beschouwd wordt”. Alle activiteiten die niet absoluut noodzakelijk zijn om waarde toe te voegen aan een product of dienst, moeten worden gereduceerd of geëlimineerd. Er worden 7 verspillingen onderscheiden. De 7 verspillingen zijn:

  • Verspilling 1: Overbodige processtappen
  • Verspilling 2: Onnodige bewegingen
  • Verspilling 3: Wachttijden
  • Verspilling 4: Transport
  • Verspilling 5: Fouten/defecten
  • Verspilling 6: Overproductie
  • Verspilling 7: Tussenvoorraden

Aan de slag

Vraag: maak een VSM voor het watermeterrevisieproces! Klik HIER voor de case. Je zult in de case lezen dat de onderstaande processtappen door de organisatie worden uitgevoerd:

  • Verkoop/ contract afsluiten
  • Goederenontvangst
  • Reviseren
  • Orderpicken
  • Verzenden
  • Factureren

Maak een VSM voor het watermeterrevisieproces!

solution

Klik HIER voor een uitwerking van bovenstaande oefening.

Aan de slag

Vraag: Schrijf op welke verspillingen (denk aan de 7 verspillingen van Lean) je tegenkomt bij WMRB! Klik HIER voor de case.

solution

Klik HIER voor een uitwerking van bovenstaande oefening.

Aan de slag

Hoe zou je PULL kunnen introduceren in het proces van WMRB? De watermeters die uit de huizen worden gehaald omdat die al zeven jaar of ouder zijn worden immers op een PUSH manier geleverd. Hoe kan dan in dat revisieproces PULL geïntroduceerd worden en welke voordelen levert dat op?

solution

Klik HIER voor een uitwerking van bovenstaande oefening.

Meer informatie?
Dit was een deel van een les-unit uit de online Yellow Belt opleiding en de online Green Belt opleiding. Wil je meer weten? Klik dan HIER.