Dankzij Skoledo weten we nu waar de knelpunten zitten

Trainer/ Adviseur Bernard van der Vinne van Leannoord-Skoledo & Adjunct-directeur Henk Wierenga van Beutech

De weekopdracht is: plaats een rode tag op spullen die in jouw ogen overbodig zijn”, doceert lean-trainer Bernard van der Vinne de teamleiders van Beutech, die voor de Yellow Belt gaan. “Zij moeten het doen, want uiteindelijk moet het van de medewerkers worden,” motiveert adjunct-directeur Henk Wierenga, die samen met Skoledo werkt aan het verbeteren van de organisatie met behulp van Lean Six Sigma.

Wie is Beutech?
Beutech uit Steenwijk houdt zich al ruim 25 jaar bezig met kunststof. Onder het credo ‘Maatwerk is standaard’ ontwerpt, maakt en bewerkt ze klantspecifieke maatwerkproducten. Ze is actief in de bouw & installatie, grond-, weg- & waterbouw, chemie & industrie en scheepvaart.

Wat was de aanleiding om te veranderen?
Henk: “De eigenaar, Richard Beute, is in 1993 als zelfstandige begonnen. Het familiebedrijf is uitgegroeid tot belangrijke speler met zo’n tachtig medewerkers en zes bedrijfslocaties. Dan zie je dat de beheerstappen bij alle productieprocessen niet meer optimaal zijn. Er moest wat gebeuren.”

Bernard: “Hier viel wel wat te verbeteren, was mijn indruk. De werkvloer was vrij onoverzichtelijk, met name in het magazijn. Op zich is dat niet vreemd, want dat zie je vaker bij dergelijke productiebedrijven. Extra uitdaging is dat Beutech veel variatie in producten heeft, waardoor je binnen korte tijd veel verschillende gereedschappen en voorraden nodig hebt.”

Hoe heb je het aangepakt?
Henk: “Primair willen we de klant een beter product leveren, door vooral klachten te verminderen. Eerst hebben we een intern cultuurtraject doorlopen: hoe ga je met elkaar om, hoe verbeter je de werksfeer? Dat hielp, maar ook onze processen wilden we doorlichten om ons te verbeteren. We zochten naar tools om dat te veranderen.”

Bernard: “Alleen al het feit dat Beutech ons vroeg om hulp, illustreert dat ze het zelf ook anders wilden. Het is erg prettig om op basis van de e-learnings van Skoledo de werkvloer te mogen begeleiden om dat proces in de praktijk te brengen.”

Waarom Skoledo?
Henk: “We hebben ons breed georiënteerd op kennis en begeleiding. De mogelijkheid om learnings in je eigen tempo en op verschillende niveaus te doen, sprak ons aan. Een regionale partner telt ook: Skoledo spreekt onze taal; ze snappen de mentaliteit. Het contact met Wilfried Toeter is goed en ook trainer Bernard van der Vinne is iemand met nuchtere blik en praktische aanpak, die mensen meekrijgt.”

Bernard: “Doordat je zaken opruimt en rust creëert op de werkvloer, lijkt het soms of er niet gewerkt wordt. Per saldo werkt dat fijner en is het goed voor de sfeer op de werkvloer. Het mooie van het standaardiseren van alle werkzaamheden is ook dat teamleiders en operators elkaar gemakkelijker kunnen vervangen. Je wordt meer generalist, in plaats van specialist. Juist door die variatie in wordt je werk afwisselender.”

Wat waren de beginstappen?
Henk: “We hebben onder meer besloten om ons eigen transport uit te besteden. Ook hebben we met elke medewerker om tafel gezeten om de doelen te bespreken en een ieder om commitment en input te vragen. Bij het Verkoopteam werken we nu met een ‘verbeterbord’, waarop we de klachten visueel maken. Die verminderen zienderogen, omdat de focus er nu is.”

Bernard: “Ik ben met enkele deze managers en kadermedewerkers aan de slag gegaan met drie brownpaper-sessies. Die sloten aan op de Green Belt-learning die ze volgden. Tijdens de sessies hebben we de bedrijfsprocessen in kaart gebracht. De eerste winst is dat men van elkaar eerst niet wist wat er gebeurde. We zagen veel overdrachtsmomenten en knelpunten; door direct een actie en een naam erbij te koppelen, konden we dat direct oppakken.”

Wat is de grootste winst?
Henk: “Een stuk bewustzijn in de organisatie dat het anders moet. We spreken elkaar bijvoorbeeld meer aan op gedrag en de processen zijn beter in beeld. Voorheen zat de info in ons hoofd, nu gebruiken we feiten en modellen waar knelpunten zitten. Op basis daarvan hebben we al een aantal zaken geautomatiseerd. Ook hebben we met een aanpassing in ons calculatiemodel goed inzicht in de doorlooptijd van producten, de kosten per medewerker en machine. Meten is weten.”

Bernard: “Tekenend voor hun motivatie is dat ze ook echt aan de slag gingen. Bij andere organisaties verzandt het wel eens door de drukte van alle dag. Inmiddels is hier het magazijn opnieuw ingericht, met opstelvakken en nummering van artikelen.”

Waarom investeren jullie in de Lean Six Sigma e-learnings?
Henk: “Al vier medewerkers hebben de Lean Six Sigma Green Belt behaald, waarvan sommigen ook de Black Belt gaan doen. Daarnaast beginnen de vier teamleiders met de Yellow Belt. Ik snap dat het best pittig is, maar omdat we kunnen zien hoe ver ze zijn, kunnen we ze daarin ook coachen. Door te investeren in het personeel ontwikkel je ze en geef je ze perspectief. Goede medewerkers in onze sector zijn namelijk lastig te vinden.”

Bernard: “De deelnemers doen via de learnings de kennis op, en in drie bijeenkomsten bij Beutech maken ze de slag naar de praktijk. De Green Belt is nu geweest, nu gaan we met de Yellow Belt bezig. Ik kan me voorstellen dat na de teamleiders ook nog enkele productiemedewerkers volgen.”

Wat heb je er zelf van geleerd?
Henk: “Na de Green Belt volg ik nu de Black Belt; daar hoop ik nog meer handvatten en verdieping in te vinden. Het leuke is dat we als collega’s elkaar wel in de gaten houden, wie met de learning voorop loopt. Wat ik echt geleerd heb uit dit traject, is nog actiever luisteren naar alle medewerkers. Bottom-up. Als zij vinden dat iets anders kan, willen we daar nog meer voor openstaan.”

Bernard: “De filosofie van lean werken valt en staat met goede uitleg. Dan pas krijg je draagvlak. Ze moeten weten waarom je het doet en waarom juist hun rol belangrijk is. En, de beste verbetering zit in het hoofd van de medewerker. Betrek hem of haar daarom bij je verhaal. Dat doet Beutech goed.”

Yellow Belt, Green Belt of Black Belt InCompany training

Wil jij ook Lean Six Sigma training InCompany in jouw organisatie door Skoledo laten uitvoeren? Neem dan HIER contact op met Skoledo.

Heb je vragen aan Bernard van der Vinne over bijvoorbeeld het verbeteren van processen met behulp van Lean? Neem dan HIER contact op met Skoledo.